Outsourcing IT czy własny informatyk? Co się bardziej opłaca?

Masz firmę, 10 do 50 pracowników, komputery się psują, WiFi pada w najgorszych momentach, a Ty jesteś tym gościem, który “zna się na komputerach”, więc wszyscy przychodzą do Ciebie. Brzmi znajomo?

W pewnym momencie musisz podjąć decyzję: zatrudnić informatyka na etat, czy wynająć firmę zewnętrzną. Oba rozwiązania mają sens. Pytanie brzmi: kiedy które?

Informatyk na etacie: za i przeciw

Zacznijmy od klasyki. Pełnoetatowy informatyk w biurze. Jest na miejscu, zna firmę od podszewki, reaguje od razu jak coś nie działa.

Brzmi idealnie? Prawie. Bo jest kilka “ale”.

Koszty. Dobry informatyk w 2026 roku to koszt od 7 000 do 12 000 zł brutto miesięcznie, zależnie od doświadczenia i regionu. Dolicz do tego ZUS pracodawcy, sprzęt do pracy, szkolenia i urlop. Realne koszty roczne to łatwo ponad 150 000 zł.

Jeden człowiek, jedna głowa. Twój informatyk zachoruje. Pójdzie na urlop. A może po prostu czegoś nie wie, bo nikt nie jest ekspertem od wszystkiego. Sieci, serwery, bezpieczeństwo, strony, chmura. To ogromne pole i nikt nie ogarnia tego sam.

Nudzi się albo jest przeciążony. Jeśli masz 20 pracowników, to codziennych problemów IT jest może na 2 godziny dziennie. Reszta czasu? Informatyk siedzi i czeka. Albo odwrotnie: masz 50 pracowników i jednego informatyka, który nie nadąża.

Outsourcing IT: za i przeciw

Firma zewnętrzna, która obsługuje Twoje IT. Zamiast jednego informatyka masz cały zespół na telefon.

Niższe koszty. Pakiet obsługi IT dla firmy 10 do 30 osób to zwykle od 1 500 do 5 000 zł miesięcznie. Porównaj z kosztami etatu.

Szersze kompetencje. Zamiast jednego człowieka masz zespół z różnymi specjalizacjami. Problem z siecią? Jest ktoś od sieci. Potrzebujesz wdrożyć nowy system? Jest ktoś, kto to robił 20 razy.

Elastyczność. Potrzebujesz więcej wsparcia? Zwiększasz pakiet. Mniej? Zmniejszasz. Bez zwolnień, odpraw i całego HR-owego cyrku.

Ale outsourcing też ma wady.

Nie siedzą u Ciebie w biurze. Jak drukarka padnie, nie podejdą do niej w 5 minut. Zdalnie rozwiązują większość problemów, ale na interwencję na miejscu trzeba czasem poczekać.

Trzeba dobrze wybrać. Rynek jest pełen firm, które obiecują złote góry a potem trudno się do nich dodzwonić. Ważne, żeby wybrać kogoś, kto naprawdę odpowiada na telefon.

Kiedy etat, kiedy outsourcing?

Nie ma jednej odpowiedzi, ale są dość jasne wskazówki.

Etat ma sens, gdy: Masz ponad 50 pracowników i złożoną infrastrukturę IT. Masz specyficzne systemy branżowe, które wymagają ciągłej obecności na miejscu. Twoja firma działa w branży, gdzie każda minuta przestoju to ogromne straty (produkcja, logistyka).

Outsourcing ma sens, gdy: Masz do 50 pracowników. Twoje IT to komputery, drukarka, WiFi i kilka systemów chmurowych. Nie potrzebujesz informatyka na 8 godzin dziennie, ale chcesz mieć kogoś, do kogo zadzwonisz jak coś nie działa.

A najczęściej? Najczęściej firma ma od 10 do 30 pracowników i outsourcing IT jest jedyną rozsądną opcją.

Model hybrydowy

Jest jeszcze trzecia opcja, o której mało kto mówi. Masz jednego “technicznego” pracownika, który ogarnia podstawy (wymiana tonera, restart routera, pomoc kolegom z Excelem), a wszystko poważniejsze przekazujesz firmie zewnętrznej.

Ten model działa świetnie. Masz kogoś na miejscu na co dzień, a ekspertów na telefon, gdy trzeba.

Na co zwracać uwagę przy wyborze firmy IT?

Jeśli zdecydujesz się na outsourcing, oto kilka rzeczy, które warto sprawdzić:

Czas reakcji. Zapytaj wprost: ile czasu mija od zgłoszenia do reakcji? Najlepsze firmy mają SLA (gwarancja czasu reakcji) zapisany w umowie. Jeśli nie mają, to zastanów się dlaczego.

Zakres usług. Czy obsługują tylko hardware, czy też pomogą z oprogramowaniem, chmurą, bezpieczeństwem? Im szerszy zakres, tym mniej dostawców musisz koordynować.

Język. Dosłownie. Czy tłumaczą rzeczy po ludzku, czy zasypują Cię technicznym żargonem? Dobra firma IT mówi Twoim językiem.

Referencje. Zapytaj o kilku obecnych klientów. Zadzwoń do nich. Zapytaj, jak wygląda codzienna współpraca.

Jak to wygląda u nas

W Foxtek obsługujemy IT firm z regionu świętokrzyskiego i okolicznych województw. Zaczynamy od audytu tego, co masz. Potem proponujemy pakiet dopasowany do Twoich realnych potrzeb. Nie do tego, co chcielibyśmy Ci sprzedać.

Obsługujemy firmy od 5 do 50 pracowników. Helpdesk, konfiguracja sprzętu, sieci, wdrożenia chmurowe. I odpowiadamy na telefon. Naprawdę.

Chcesz wiedzieć, ile kosztowałaby obsługa IT Twojej firmy? Umów się na bezpłatną konsultację. Przyjrzymy się Twoim potrzebom i powiemy szczerze, czy outsourcing ma u Ciebie sens.